Protection de documents PDF

Depuis toujours, Adobe considère la sécurité des documents PDF comme une fonctionnalité importante. C'est pourquoi, quelque soit la version d'Adobe Acrobat que vous utilisez, vous pouvez restreindre l'utilisation des fichiers PDF que vous produisez en les protégeant par un mot de passe:

• réserver l'ouverture du document aux seuls détenteurs du mot de passe
• interdir l'impression du document
• interdir la copie d'information
• interdir la modification du document

Depuis la version 6, considérant que cette sécurité n'est ni suffisante, ni entièrement satisfaisante, Adobe vous permet de protéger efficacement vos documents avec des certificats numériques.

Le grand avantage des certificats est qu'ils sont individuels et qu'ils permettent donc d'individualiser les droits d'accès aux documents avec l'assurance que la clé d'accès ne sera pas distribuée à tous vents.

Edition de rapports et de brochures électroniques

Les outils d'Adobe Acrobat vous permettent de générer des fichiers .PDF à partir de n'importe quelle application et même depuis un scanner ou le web. Ensuite, il vous est possible de manipuler et d'organiser ces fichiers afin de construire et d'enrichir brochures, rapports, dossiers électroniques… à diffuser auprès de vos collègues, clients, fournisseurs…

Acrobat vous permet de:

• Assembler des documents produits par différents logiciels d'édition
• Annoter vos documents
• Mettre des hyperliens vers des annexes ou d'autres documents
• Indexer une collection de documents et ensuite faire de la recherche plein-texte...

EPYSTEMIC vous aide à réfléchir à l'utilisation d'Adobe Acrobat et du format .PDF au sein de votre entreprise:

• audit de la gestion documentaire et définition d'un projet
• formation des utilisateurs
• réalisation de brochures, dossiers documentaires
• programmation de documents PDF afin de les rendre plus attrayants et efficaces…

Formulaires électroniques

Les formulaires ont toujours fait partie de la vie des entreprises. Ils existent sous différentes formes et servent à de multiples usages:

• inscrire des clients/personnes,
• prendre des commandes,
• demander des avis, réaliser des enquêtes (de satisfaction)
• préparer des écritures comptables,
• enregistrer des résultats,
• répondre à des courriers…

Ces dernières années, avec le mûrissement des technologies informatiques, ces documents particuliers ont commencé à s'électroniser pour le plus grand profit des organisations ayant mis en œuvre de telles applications.

Si aujourd'hui les formulaires électroniques les plus connus sont les formulaires HTML sur les sites Internet/Intranet et, plus récemment, les formulaires administratifs mis à disposition des entreprises, les possibilités d'accroissement de la productivité et du traitement des formulaires sont bien plus nombreuses mais néanmoins accessibles aux entreprises, même les plus petites.

Dans le cadre du traitement administratif des documents et des affaires, les formulaires papiers sont encore omniprésents. Il vous suffit de penser à:

• Les documents à destination des administrations
• Les relevés de prestations et de frais
• Certains types de courriers standardisés
• …

EPYSTEMIC vous aide à mettre en place une politique d'utilisation de formulaires électroniques dans votre entreprise. Concrètement, EPSYTEMIC partagera avec vous ses compétences dans la gestion de formulaires au format .PDF d'Adobe et vous propose les services suivants:

• analyse de la situation et mise en définition d'une politique
• formation à la création et à l'utilisation de formulaires .PDF
• création et programmation de formulaires .PDF
• …

Pourquoi avoir choisi les formulaires .PDF et Adobe Acrobat?

Parmi les multiples logiciels qui proposent des fonctionnalités de création et de gestion de formulaires, il nous a semblé que l'offre d'Adobe était la plus complète, la plus conviviale et la plus adaptée aux PME/PMI qui ont un grand besoin de flexibilité. Ils permettent de traiter un maximum de situations, depuis le plus simple des formulaires créé par un(e) employé(e) comptable jusqu'aux environnements complexes permettant l'acquisition et le traitement automatiques des données de nombreux formulaires. Qui plus est, le format .PDF est de plus en plus utilisé et reconnu comme un format de stockage et d'archivage et, grâce au logiciel Adobe Acrobat Reader, gratuitement utilisable. Tout le monde peut utiliser et exploiter des formulaires .PDF sans devoir investir dans de nouveaux logiciels (parfois coûteux), gage de pérénnité des investissements humains et financiers.

Qu'est-ce qu'un formulaire .PDF?

Un formulaire est une document particulier composé de deux "couches". La première est le dessin (template) du formulaire et en constitue la base. La deuxième contient la définition des champs à remplir ainsi que les éventuelles logiques de contrôle. L'intérêt de ce choix technologique réside dans la flexibilité que cela procure aux utilisateurs:

• le template du formulaire peut provenir de différentes sources (traitement de texte, tableur, application de mise en page, document scanné...
• les templates peuvent facilement être remplacés et mis à jour
• un nouveau formulaire peut bénéficier des acquis des précédents
• ...

Nos formations

EPYSTEMIC vous propose un programme complet de formations autour d'Adobe Acrobat et du format PDF. Certaines de ces formations sont proposées régulièrement dans une formule inter-entreprises. Toutes ces formations sont disponibles à la demande. N'hésitez pas à prendre contact avec nous!